Effectief communiceren op afstand

Nu we steeds meer hybride en dus ook thuiswerken, zijn we meer online dan ooit. Onze dagelijkse vergaderingen hebben we nu vaak via conference calls en online team meetings. Even binnenlopen bij een collega gaat dan niet, dus we bellen, we skypen, we appen en we mailen.

Al deze communicatie vraagt veel van ons brein. Een uur geconcentreerd in een online overleg zitten, is een stuk intensiever dan wanneer je bij elkaar in een ruimte bent. Daarbij lopen werk en privé meer door elkaar, wat de nodige afleiding geeft. De mentale belasting neemt toe, wat uiteindelijk kan leiden tot klachten zoals concentratieproblemen, hoofdpijn, nek- en schouderklachten, irritatie of vermoeidheid.

Tijd om het werk wat anders te organiseren en afspraken hierover te maken. Met deze tips zorg je ervoor dat de noodzakelijke vergaderingen minder energie kosten en efficiënt verlopen.

Richt overleggen anders in

Bepaal per overleg wat het meest efficiënt is. Op afstand werken is echt anders dan op kantoor. We missen veel non-verbale signalen en de techniek heeft ook z’n beperkingen. Zet daarom je reguliere overleggen niet één-op-één over naar digitale meetings, maar bepaal per overleg wat het meest efficiënt is. En ja, ook hier geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Is het doel helder? Zijn alle stukken gedeeld? Zorg dat het
relevant is voor iedereen. Of knip de meeting op. Wijs een voorzitter aan die het overleg in goede banen leidt.

Kies vooraf het medium wat het meest geschikt is. Kies bij voorkeur voor een oplossing waarbij je elkaar kunt zien, dan heb je veel meer non-verbale informatie. Daarbij is het makkelijker om de aandacht erbij te houden en nodigt het minder uit om tussendoor andere dingen te gaan doen. Check en test vooraf wel even of iedereen toegang heeft om opstartproblemen te voorkomen.

Houd de meetings zo kort mogelijk. Kijk welke taken verdeeld kunnen worden en maak hier heldere afspraken over. Houd elkaar op de hoogte van de voortgang en plan een nieuwe afspraak voor een update.

Heb aandacht voor vergaderetiquette. Wanneer er meerdere mensen in een online overleg deelnemen, is een aantal gedragsregels belangrijk om te zorgen dat dit goed verloopt. Deel deze regels dus met elkaar en help elkaar om dit toe te blijven passen.

Vergaderetiquette

Iconen-communiceren_01.png

Bereid overleg goed voor

Lees stukken van tevoren en noteer je belangrijkste vragen.
Iconen-communiceren-02.png

Een rustige plek

Zoek een rustige plek om te bellen en maak duidelijke afspraken met eventuele huisgenoten.
Iconen-communiceren-03.png

Op tijd aanwezig

Het is erg vervelend om in een call te moeten wachten op laatkomers.
Iconen-communiceren-04.png

Mute jezelf

Mute jezelf als je niet aan het woord bent en als je geen koptelefoon hebt, anders gaat het galmen.
Iconen-communiceren-05.png

Unmute jezelf

Unmute jezelf als je wel iets wilt zeggen. En noem je naam als je zonder beeld belt en niet iedereen elkaar goed kent.
Iconen-communiceren-06.png

Voorkom ruis

Zorg voor zo min mogelijk ruis. Denk aan afleidende achtergrondgeluiden of -bewegingen, ook aan je eigen ademhaling als je een headset draagt.
Iconen-communiceren_18.png

Kort en bondig

Ben kort en bondig. Maak niet te veel grapjes en stay on topic - dan duurt het niet zo lang.
Iconen-communiceren-08.png

Uitpraten

Laat elkaar uitpraten en ben alert op vertraging.
Iconen-communiceren-09.png

Let op tijd

Blijf binnen de tijd. Loopt de vergadering toch uit? Check 5 minuten voor de eindtijd of er ruimte is voor uitloop. Nee? Plan een vervolgmeeting in.
Iconen-communiceren-10.png

Verdeel taken

Verdeel taken die iedereen uitwerkt en plan korte updates in.
Iconen-communiceren-11.png

Blijf bij de les

Leid jezelf niet af door je e-mail etc. te checken, maar houd je hoofd erbij. Dan mis je niks en kun je een waardevolle bijdrage leveren.
Iconen-communiceren-12.png

Houd het relevant

Indien het overleg voor jou weinig toegevoegde waarde heeft, bespreek dit en bepaal samen de aanpak voor een volgend overleg.
Heb aandacht voor elkaar. Sociale steun moet je bij thuiswerken actief organiseren, dus neem aan het begin van een meeting even kort de tijd om te vragen hoe het met elkaar gaat. Is er extra steun nodig, dan kun je dat na de call met elkaar regelen.

Extra aandacht bij beeldbellen - vooral met cliënten of opdrachtgevers

Iconen-communiceren-14.png

Dress for the occasion

Zorg dat je er representatief uitziet, net als dat je dat in real life ook zou doen.
Iconen-communiceren-15.png

Wie wil in beeld?

Niet iedereen voelt zich comfortabel bij beeldbellen, geef mensen dus de mogelijkheid hun camera uit te laten.
Iconen-communiceren-16.png

Professionele achtergrond

Persoonlijke foto’s, het wasrek, huisgenoten, houd ze uit beeld.
Iconen-communiceren-17.png

Non-verbale communicatie

Ben je er van bewust dat lichaamstaal, mimiek en gebaren minder goed zichtbaar zijn dan bij een fysieke ontmoeting.

Tot slot: heb aandacht voor anderen, maar ook voor jezelf

Plan die updates niet allemaal op één dag. Probeer te voorkomen dat je de hele dag in overleggen zit en je ‘vast’ zit aan je je werkplek. Zorg tussendoor voor voldoende pauzes en beweging. Of pak ook eens gewoon je telefoon en loop dan gelijk een rondje door je huis, tuin of buurt. Dat laatste uiteraard alleen als je geen klachten hebt en terwijl je 1,5 meter afstand houdt van de mensen die je tegenkomt.

En last, but not least: zorg voor een goede balans. Schakel af en toe even af. Ga even naar buiten (zolang het mag), beweeg, doe de was, ga met een kop koffie in de zon zitten. Zo houd je nog wat energie over om ook privé nog online te kunnen zijn.

contacts
Ondersteuning nodig?
Wij staan voor jullie klaar.